Hou vast aan FiFo, blijf weg bij LiFo
Het plannen van 40+ marketingafdelingen is geen gemakkelijke opgave. Er is niet direct een opleiding voor te volgen, je ‘rolt’ er een beetje in. Als planner bij Contentleaders, aan mij de taak om wekelijks te Tetrissen. Maar dan wel op professioneel niveau.
Twee teams, 40+ marketingafdelingen
Laten we bij het begin beginnen. Om te begrijpen hoe we bij Contentleaders met plannen omgaan, is het belangrijk om eerst iets te zeggen over de manier waarop Contentleaders werkt. Wij werken, in tegenstelling tot de meeste andere marketingbureaus, niet op projectbasis voor onze klanten. Het gaat nooit om één project, wij zijn een complete externe marketingafdeling voor onze klanten. Dat is al een mooie uitdaging opzich, maar we runnen niet één marketingafdeling, we runnen er meer dan 40! Deze afdelingen worden gerund door twee enthousiaste teams van zeven mensen en een team dat deze beide teams ondersteunt.
Zoals iedere marketingafdeling, werken we daarbinnen wel met projecten. Op sommige momenten hebben we meer dan 100 actieve projecten. Dit betekent dat we te maken hebben met meerdere deadlines, mensen die in verschillende samenstellingen aan verschillende projecten werken en wensen van zowel klanten als de teams. Dit in goede banen leiden, is waar ik mijn weken mee vul.
Hoe Eisenhower je helpt te plannen
Voor het echte plannen begint, wordt met elke klant een marketingplan voor 3 tot 5 jaar opgesteld. Daarin wordt een groot doel vastgesteld, de stip op de horizon. Dit grote plan wordt opgedeeld in een jaarplan en kwartaalplannen. Wanneer de plannen op kwartaal-niveau zijn, kunnen de klant-teams aan de slag.
Het is dan zaak om deze projecten in te plannen en samen op het juiste moment de juiste dingen te doen. Om dit in goede banen te leiden, gebruik ik de vier kwadranten van Eisenhower. Alles wat in het marketingplan is opgenomen, is gepland werk. Dit valt in het tweede kwadrant. Dit is belangrijk werk, maar nog niet urgent. Pas als de deadline niet gehaald lijkt te gaan worden, verschuift het werk naar het eerste kwadrant.
FiFo = ja, LiFo = nee
Naast de vier kwadranten van Eisenhower, gebruik ik het FiFo principe. First in, first out. FiFo komt uit de levensmiddelenindustrie. Goederen die het eerst binnenkomen, moeten als eerste weg. Zo worden geen spullen verkocht of geserveerd die voorbij de houdbaarheidsdatum zijn. Dit hanteer ik ook als vuistregel bij het plannen: de eerste vraag wordt als eerste in de planning opgenomen.
Dit lijkt op het eerste gezicht gemakkelijk. Toch wordt FiFo regelmatig op de proef gesteld, bijvoorbeeld door spoedvragen. Een spoedvraag kan soms ook worden gezien als een nieuw product in de schappen wat meer aandacht nodig heeft. Dit betekent dat het nieuwe product naar voren wordt gehaald. Maar dit betekent niet dat oude producten geen aandacht meer krijgen. Wel gaat dan een ander mechanisme werken: LiFo, last in first out. Het komt regelmatig voor dat door spoedvragen andere FiFo taken in het eerste kwadrant terecht komen, terwijl in ze in het tweede thuishoren. Mijn rol is om zaken daar weg te houden. Als dit te vaak gebeurt, verandert mijn baan van planner in brandweerman: links en rechts blus ik brandjes. Het liefst dus: FiFo = ja, LiFo = nee.
Om het cirkeltje rond te maken, en omdat ik van een mooie metafoor hou, wil ik nog even terug naar Tetris. Op een marketingafdeling kan het nog wel eens voorkomen dat iemand zijn werk laat vallen en iets anders gaat doen, zonder grote gevolgen. Voor ons werkt dat anders. Als iets wijzigt in één van de projecten, heeft dit vaak gevolgen voor de complete teamplanning en op minimaal negentien andere afdelingen. Dit zie je ook bij Tetris. Als lagen worden weggespeeld, heb je een compleet nieuwe situatie. Dan kan ik weer aan de slag om de complete planning recht te trekken.
Wil je ook jullie marketingafdeling door ons laten plannen? En wil je zien wat we nog meer voor je kunnen doen? Download onze brochure!
